que dois-je faire si une réponse dans le dossier est obsolète

Vous mettez à jour une réponse obsolète à la source, pas dans le questionnaire

Si une réponse du dossier de chaîne n'est plus correcte, vous la modifiez à cet endroit. Pas dans le portail de votre client, et pas uniquement pour ce questionnaire. Le dossier est l'endroit où figure une réponse à jour par sujet, avec la pièce justificative correspondante. Un exemple : le nombre de collaborateurs a augmenté depuis la dernière mise à jour, ou la réponse à le nombre de salariés de l'entreprise renvoie encore à une année révolue. Dès que vous mettez à jour le dossier, chaque liste remplie par la suite reçoit automatiquement la réponse actualisée — également chez les clients à qui vous ne l'aviez pas encore fournie.

Pour les données provenant du Registre du Commerce — comme la raison sociale, le numéro d'enregistrement ou l'adresse du siège — il y a une particularité : vous les modifiez d'abord auprès de la Chambre de Commerce et d'Industrie, puis ensuite dans le dossier. Sinon, vous risquez que le dossier dise quelque chose de différent de l'inscription officielle, et c'est une raison pour un client qui vérifie de poser des questions supplémentaires. Pour une réponse basée sur un certificat assorti d'une date d'expiration, comme la certification ISO 9001, la vérification est simple : la date du certificat est-elle encore valide? Si ce n'est pas le cas, la réponse est obsolète, même si rien d'autre n'a changé dans la pratique.

Pourquoi cela figure dans le dossier et non dans le portail

Cette plateforme remplissait à partir d'un dossier de chaîne unique et ne s'enregistre jamais directement dans le portail d'un tiers. Cela signifie qu'une correction se fait toujours au niveau du dossier : vous mettez à jour la réponse, la confirmez à nouveau par oui ou non, et c'est seulement après qu'elle est transmise au client qui a envoyé la liste. Il n'est pas nécessaire de recourir à une « procédure de correction » particulière pour un questionnaire spécifique — le système reconnaît simplement la réponse mise à jour du dossier lors de la liste suivante.