saako ulkoinen neuvonantajamme täyttää kyselylomakkeet puolestamme

Voiko neuvonantaja täyttää luettelon

Kyllä, se on sallittua. Mikään säädös ei määrää, kuka täyttölomaketta käyttää. Asiakkaiden tai ostajien kyselylomakkeissa pyydetään tietoja yrityksestä: henkilöstön lukumäärä, ISO-sertifiointi, toimintahäiriöiden varautumissuunnitelman olemassaolo. Se, kuka nuo tiedot kirjoittaa, ei ole relevantti niiden oikeellisuuden kannalta — se, joka kirjoittaa ne, ei ole se, joka ne vahvistaa.

Tärkeää on seuraava: vastaukset menevät aina yrityksen puolesta asiakkaalle, ei kirjanpitäjän tai neuvonantajan puolesta. CSRD-raportointiin EFRAG:in VSME-perusmoduulin mukaisesti tai ISO/IEC 27001 -standardin Liitteen A mukaisten hallintamenettelyjen joukossa on usein vakuutus, jonka mukaan ilmoitus on oikea. Tämä vakuutus kuuluu yritykselle, vaikka kolmas osapuoli olisi täyttänyt kentät. Käytännössä tämä tarkoittaa, että neuvonantaja voi täyttää lomakkeen, mutta yrityksen edustaja itse on vahvistettava vastauksen, ennen kuin se lähetetään asiakkaan portaaliin. Näin alusta on myös suunniteltu: täyttäminen ja vahvistaminen ovat kaksi erillistä vaihetta, ja vahvistaminen on yrityksen vastuulla.

Mitä lähteestä seuraa

NIS2-direktiivin 21 artiklan 2 kappaleen kymmentä toimenpidettä koskevia samaa periaatetta: direktiivi velvoittaa yhteisöä, ei tiettyä virkamiestä yhteisön sisällä tai ulkopuolella, ryhtymään ja osoittamaan toimenpiteitä. Se, kuka kerää todisteita — esimerkiksi sitä, onko vastuuvakuutusta voimassa vai onko liiketoiminta häiriötilanteessa turvattu — on vapaa valinta. Kaupparekisterilaki 2007 yhdistää yrityksen perustiedot yritykseen rekisteröitynä yhteisönä, ei siihen henkilöön, joka lomakkeen täyttää. Jos todiste puuttuu, vastaus pysyy avoimena, kunnes yritys itse toimittaa sen; tämä ei muutu sillä, että neuvonantaja seuraa prosessia.