voinko käsitellä useiden asiakkaiden kyselylomakkeita rinnakkain

Useiden luetteloiden samanaikainen käsittely on normaali työtapa

Kyllä, se on juuri sitä varten, mihin toimitusketjun tiedosto on tarkoitettu. Sen sijaan että aloittaisit uudestaan jokaisen asiakkaan kohdalla, jokainen luettelo täytetään samoista taustalla olevista vastauksista: rekisteröintinumero, liikevaihto, maat, joissa yrityksellä on toimintoja, sertifikaatit, turvatoimet. Jos saat tässä kuussa verkon turvallisuutta koskevan luettelon yhdeltä asiakkaalta ja kestävyyteen liittyvän luettelon toiselta, molemmat käyttävät samaa lähdettä. Vahvistat jokaisen luettelon kohdalla uudelleen kyllä tai ei, mutta et kirjoita vastausta uudelleen.

Se, mikä todella merkitsee, on muoto. Jokainen portaali kysyy omia kysymyksiään omassa järjestyksessään ja sanamuodossaan. Yksi asiakas kysyy "direktiivin (EU) 2022/2555 (NIS2) 21 artiklan 2 kohdan kymmestä toimenpiteestä", toinen "ISO/IEC 27001 Liite A -toimenpiteistä" — sisällöllisesti päällekkäisiä, mutta ei identtisesti muotoiltuja. Järjestelmä tunnistaa jokaisesta kysymyksestä, mikä taustalla oleva vastaus sopii, vaikka kysymys olisi muotoiltu toisin kuin edellisen asiakkaan kohdalla. Jos perustelua puuttuu — esimerkiksi siksi, että sertifikaattia ei ole vielä hankittu tai jatkuvuussuunnitelma ei ole vielä olemassa — kyseinen kenttä jätetään tyhjäksi tai merkitään avoimeksi jokaiselle luettelolle erikseen. Kyllä ei koskaan ehdoteta ilman, että sen takana on kirjattu vastaus.

Miksi se on mahdollista: yksi tiedosto, eri käyttötavat

Se, että eri asiakkaat kysyvät suurelta osin samantyyppisiä tietoja, johtuu taustalla olevan lainsäädännön ja standardien luonteesta: Kaupparekisterilaki 2007 vahvistaa yrityksen kiinteät perustiedot, EFRAG VSME -perusmoduuli ja direktiivi (EU) 2022/2464 (CSRD) vaativat suurelta osin samoja kestävyysindikaattoreita jokaiselta ostajalta, ja direktiivin (EU) 2022/2555 (NIS2) 21 artiklan 2 kohdan kymmenen toimenpidettä esiintyvät lähes jokaisessa kyberturvallisuuskaavakkeessa, joissain tapauksissa liite A -toimenpiteiden ohella ISO/IEC 27001:ssä. Yksi keskitetty vastaus — esimerkiksi Käyttääkö yritys tekoälyjärjestelmiä palveluntarjonnassaan? tai vastauksen Onko yrityksellä suunnitelma liiketoiminnan jatkamiseksi vakavan häiriön sattuessa? — voi siten palvella useita asiakkaita samanaikaisesti, ilman että lähde poikkeaa asiakasta kohden.