hvordan holder jeg dataene i mit dossier up to date

At jour holdes ved at vedligeholde pr. kildedata, ikke pr. liste

Et kæderegister forbliver aktuelt, hvis du opdaterer det på det tidspunkt, hvor et underliggende givet ændres, ikke på det tidspunkt, hvor der kommer en ny liste ind. Det sparer: i stedet for at gennemgå tiers af spørgeskemaer, vedligeholder du et begrænset antal kildedata — identitet, størrelse, lokaliteter, certificeringer, politik — og disse giver automatisk input til hvert svar, der er afhængigt af dem. I praksis betyder det, at en ændring i antal ansatte eller i landene, hvor virksomheden har etableringsstedet kun skal ændres ét sted, hvorefter ændringen arbejder sig igennem i hvert svar, der bruger det givet.

De data, der forældes hurtigst, er ikke tilfældigt: størrelse (medarbejdere, omsætning) ændres årligt gennem årregnskabet, certificeringer har en gyldighedsdato og udløber, og politikdokumenter — en kontinuitetsplan, en informationssikkerhedspolitik — gennemses periodisk. Regelmæssig kontrol ved årregnskabet og ved hver certificeringfornyelse dækker størsteparten af ændringerne. Ved CSRD-rapportering ifølge VSME-basismodulet eller ved de ti foranstaltninger i artikel 21, stk. 2 i NIS2-direktivet er det underliggende givet ofte et politikdokument med et versionsnummer og en dato; disse to er den enkleste indikator for, om et svar stadig er korrekt, uanset om processen selv indholdsligt er ændret.

Handelsregisterwet og Bilag A i ISO/IEC 27001 som ankre

To kilder viser, hvorfor aktualitet er en strukturel karakteristik ved dossieret, ikke en engangshandling. Handelsregisterwet 2007 forpligter virksomheder til at meddele ændringer i de registrerede data, og det register er for identitetsdata — den det juridiske navn og det registreringsnummer — den mest pålidelige kilde til periodisk at kontrollere mod. Bilag A i ISO/IEC 27001 arbejder med kontrolforanstaltninger, der skal være påviseligt aktuelle, herunder evalueringstidspunkter; et dossier, der overtager disse evalueringsdatoer, behøver ikke selv at bestemme, hvornår en foranstaltning skal revideres.